Deprecated: Function get_magic_quotes_runtime() is deprecated in /home/customer/www/kerkplein.info/public_html/plugins/system/jhackguard/jhackguard.php on line 133

Deprecated: Function get_magic_quotes_gpc() is deprecated in /home/customer/www/kerkplein.info/public_html/plugins/system/jhackguard/jhackguard.php on line 139
Groepen en gemeentegids

Groepen en gemeentegids

Wat leggen we waar vast?

Een gemeentegids zal in de regel veel informatie bevatten over groepen. Groepen worden in Kerkplein als apart onderdeel geadministreerd. Is het dan noodzakelijk om informatie dubbel vast te leggen? Om deze vraag te beantwoorden is het goed duidelijk te hebben wat voor soort informatie in beide onderdelen wordt vastgelegd (zie kader).

Uit deze informatie blijkt al dat de doelstelling van beiden iets anders is. Een Gemeentegids artikel zal meer de achtergronden beschrijven (wat, hoe en waarom) en een Groep zal meer de concrete invulling vastleggen (wie, wanneer en waar). De gegevens zijn dus anders, maar wel aanvullend.

Vandaar dat in een aantal gevallen het inderdaad verstandig is om bepaalde onderwerpen dubbel vast te leggen. Eén als Groep en één als Gemeentegids-artikel. Alleen de informatie bij deze onderwerpen is verschillend! En om deze informatie toch bij elkaar te krijgen, is het mogelijk om een Groep en een Gemeentegids-artikel aan elkaar te koppelen. In de schermen van Kerkplein is dat zichtbaar als een link en achter de schermen kan informatie uit beide onderdelen samengevoegd worden.

Voorbeeld 1

De commissie bestuurlijke zaken (CBZ) bestaat uit vier personen, waarvan één de voorzitter is. De CBZ vergadert éénmaal per maand bij één van de leden thuis. De taken en bevoegdheden zijn ooit door de kerkenraad beschreven. Op grond van deze gegevens wordt besloten een Groep CBZ aan te maken. In de korte omschrijving van de Groep staat Commissie Bestuurlijke Zaken. De voorzitter en de drie andere leden worden hieraan gekoppeld, en de vergadergegevens worden vastgelegd.

Daarnaast wordt er een Gemeentegids-artikel Bestuurlijke Zaken aangemaakt. In de doelstelling wordt de taakomschrijving geplaatst. In de omschrijving wordt o.a. verder uitgewerkt wat de CBZ doet, hoe de samenwerking met anderen groepen eruit ziet. In de link wordt een verwijzing naar het Steunpunt Kerkenwerk geplaatst, waar het bestuursconcept uitgewerkt is. In de bijlagen worden enkele hoofddocumenten geplaatst. Er worden geen contactpersonen gekoppeld.

Daarna worden de Groep CBZ en het Gemeentegids-artikel Bestuurlijke Zaken aan elkaar gekoppeld. Eén van de vier personen is aangesteld als eigenaar van beide onderdelen, om op deze manier zelf de wijzigingen bij te kunnen houden. De algemene beheerder heeft dit vooraf zo ingesteld.

Voorbeeld 2

De boekhouding van de kerk wordt verzorgd door de boekhouder. Bij het opmaken van de jaarrekening wordt hij geholpen door een ander lid. De boekhouder vindt het o.a. belangrijk om te publiceren hoe de declaratie-procedure werkt. Daarnaast zoekt hij een mogelijkheid om het meest recente jaarverslag te publiceren.

Aangezien in dit geval amper van een Groep te spreken is (slechts 1 à 2 leden, geen mogelijkheid voor anderen om zich aan te melden, geen vergaderstructuur) wordt besloten om hiervoor alleen een Gemeentegids-artikel Boekhouding in de categorie Financiën aan te maken. In de doelstelling wordt beschreven wat de taak van de boekhouder is. Na enig overleg wordt besloten dat het niet relevant is om de hulp bij de jaarrekening te vermelden in de omschrijving van de Boekhouding. In de bijlage worden de laatste drie jaarrekeningen vastgelegd. De boekhouder wordt gekoppeld als contactpersoon.

Verder wordt besloten een apart Gemeentegids-artikel Declaraties aan te maken, waarin uitgelegd wordt wat de procedure is. In de bijlage wordt het standaard declaratie-formulier toegevoegd. De boekhouder wordt eigenaar van beide artikelen gemaakt.

Gemeentegids

De Gemeentegids bevat artikelen over de structuur en invulling van het gemeenteleven. Per artikel wordt o.a. de doelstelling, algemene informatie, contactpersoon en externe links vastgelegd.

Groepen

Een Groep geeft informatie over de aangesloten leden (of adressen), de leiding en vergaderdetails.

Over ons

De Groot Website Ontwikkeling
Vijverlaan 40, Waddinxveen
06-16920418
KVK 57343721 | BTW NL172470110B01
www.dgwo.nl | Helpdesk | info@dgwo.nl